Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015

 I. LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG ISO 9001:2015.

Việc áp dụng ISO 9001:2015 đem đến một số lợi ích quan trọng như sau:

Đối với người lao động:

1. Được cung cấp phương pháp làm việc đúng ngay từ đầu.
2. Được học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp
3. Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn.

Đối với tổ chức:

1. Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng: Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2015 sẽ giúp Công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại. Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng, như theo yêu cầu của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm. Như vậy, Hệ thống chất lượng rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất lượng.
2. Tăng năng suất và giảm giá thành: Thực hiện hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp Công ty tăng năng suất và giảm giá thành. Hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2015 sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm khối lượng công việc làm lại và chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc. Đồng thời, nếu Công ty có hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ giảm được chi phí kiểm tra, tiết kiệm được cho cả Công ty và Khách hàng.
3. Tăng tính cạnh tranh: Hệ thống chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Có được một hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thông qua việc chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9001:2015 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với Khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết. Trong thực tế, phong trào áp dụng 9001:2015được định hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được bảo đảm rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất đã khẳng định. Một số hợp đồng mua hàng ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Một số doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO 9001:2015.
4. Tăng uy tín của Công ty: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2015 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty và chứng minh cho Khách hàng thấy rằng các hoạt động của Công ty đều được kiểm soát. Hệ thống chất lượng còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu quả quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động, nâng cao sự thoả mãn Khách hàng, nâng cao ý thức người lao động và đáp ứng được các yêu cầu luật định.

Đối với Khách hàng:

1. Được cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng các yêu cầu và vượt sự mong đợi.
2. Được cung cấp các bằng chứng để củng cố niềm tin đôí với chất lượng sản phẩm dịch vụ của tổ chức.

II. CÁC BƯỚC CHÍNH CỦA QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001:2015

Việc xây dựng ISO 9001:2015 tại doanh nghiệp có thể được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Cam kết của lãnh đạo

Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.

Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9001:2015

Việc áp dụng ISO 9001:2015 có thể xem như là một dự án lớn. Vì vậy, các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9001:2015 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng của ISO 9001:2015.

Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng. Có thể bổ nhiệm nhiều hơn 1 đại diện lãnh đạo về chất lượng nếu thấy cần thiết.

Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn

Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Thông thường, ở các doanh nghiệp, các quá trình và thủ tục chưa được thiết lập một cách phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ. Thậm chí đôi khi không có các thủ tục hoặc có thủ tục nhưng chưa được tuân thủ. Trong trường hợp các quá trình và các thủ tục đã được thiết lập và được viết ra thì người đánh giá sẽ xem xét và đối chiếu với tiêu chuẩn. Còn trong trường hợp doanh nghiệp chưa có hệ thống văn bản thì cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản;

Sau khi đánh giá thực trạng, Công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.

Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2015

Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Cần xây dựng và hoàn chỉnh các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:

1. Xây dựng sổ tay chất lượng;
2. Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan;
3. Xây dựng các hướng dẫn công việc, qui chế, qui định cần thiết.

Bước 5: Áp dụng hệ thống văn bản

Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:

1. Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong Công ty nhận thức về ISO 9001:2015;
2. Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các qui trình, thủ tục đã được viết ra;
3. Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả;
4. Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.

Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:

1. Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của Công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính Công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện;
2. Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9001:2015 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ;
3. Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.

Bước 7: Đánh giá chứng nhận

GMCVIETNAM sẽ cấp điều phối Tổ chức đánh giá chứng nhận của GMCVIETNAM để tiến hành cấp Chứng chỉ chứng nhận ISO 9001:2015 cho Quý Công ty. Các Chứng chỉ này đều được cộng đồng Quốc Tế thừa nhận theo quy định của Hội đồng công nhận quốc tế IAF.

Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng của Công ty.

Trên đây là một số các bước công việc cơ bản cần phải tiến hành để tiến tới chứng nhận ISO 9001:2015. Thời gian và khối lượng công việc phải làm phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng, qui mô và phạm vi áp dụng của ISO 9001:2015 tại doanh nghiệp. Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể, trong đó có việc phân công bộ phận hay người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.

III. THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN ISO 9001:2015:

Phụ thuộc vào các yếu tố sau:

1. Cam kết của lãnh đạo;
2. Phạm vi áp dụng;
3. Mức độ phức tạp của doanh nghiệp;
4. Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng.